Belastingdienst - 18-07-2023
Bij de Belastingdienst in Den Haag werken acht AVG-specialisten die bijdragen aan de bescherming van de persoonsgegevens van FSV-geregistreerden. Ze controleren bijvoorbeeld of medewerkers in brieven, chats en telefoongesprekken goed omgaan met persoonsgegevens van burgers. Wat dat betekent? Wij vroegen de AVG-specialisten om uitleg.
“Mensen willen alles weten over hun registratie in de FSV”, vertelt een van de AVG i -specialisten. “Welke persoonsgegevens stonden in de FSV? Wat was de reden voor het opslaan van mijn gegevens? Had de FSV-registratie voor mij een gevolg? Burgers hebben recht op die informatie. Ze krijgen daarom brieven van ons over hun FSV-registratie. En ze kunnen vragen stellen aan de medewerkers van het Meldpunt.”
De AVG-specialisten wijzen medewerkers erop dat ze bij elk contact met de burger zorgvuldig moeten omgaan met persoonsgegevens. “De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) regelt wat er allemaal wel en niet mag worden gedaan met de persoonsgegevens van burgers. Medewerkers mogen persoonsgegevens bijvoorbeeld alleen opslaan of gebruiken als daar een goede reden voor is. Zoals een telefoonnummer om iemand terug te kunnen bellen.”
Persoonsgegevens in brieven
“Bij elke brief die de deur uitgaat, controleren wij of die voldoet aan de AVG”, vult een collega aan. “In de AVG staat bijvoorbeeld dat je persoonsgegevens niet zonder inzageverzoek mag opsturen via de post. Bijna alle FSV-geregistreerden hebben inmiddels een brief gekregen over de reden van hun registratie in de FSV. In die brief staat niet welke persoonsgegevens in de FSV stonden. Willen burgers dat weten, dan kunnen zij een inzageverzoek doen. Na het inzageverzoek ontvangen burgers een brief met informatie. Maar ook dan krijgen ze niet altijd alle opgevraagde gegevens te zien.” Lees meer hierover in ons artikel Waarom krijg ik bij een inzageverzoek niet alle gegevens?
Persoonlijke gesprekken
De AVG-specialisten geven ook medewerkers van het Meldpunt en Servicepunt advies over de persoonlijke gesprekken die zij met burgers hebben over de FSV. “Tijdens het chatten, bellen en videobellen mogen medewerkers alleen persoonsgegevens verwerken als daar een goede reden voor is. Bij videobellen zie je bijvoorbeeld dat iemand in een rolstoel zit. Daardoor krijg je informatie over de gezondheid van die persoon. Dit is een voorbeeld van een van de bijzondere persoonsgegevens. De AVG-specialisten wijzen medewerkers erop dat ze hiermee zorgvuldig moeten omgaan. Ze mogen bijvoorbeeld geen informatie over iemands gezondheid in een belverslag zetten.”
Publicatie op het FSV Portaal
De AVG-specialisten denken ook mee over het FSV Portaal. Op het portaal kunnen FSV-geregistreerden in een beveiligde persoonlijke omgeving een inzageverzoek indienen of een persoonlijk overzicht aanvragen. In dit overzicht zien zij de uitkomst van het onderzoek naar de gevolgen van hun FSV-registratie. “Het is belangrijk dat burgers op het portaal alleen hun eigen gegevens kunnen zien”, leggen de AVG-specialisten uit. “De Belastingdienst mag ook niet alle gegevens uit de FSV op het portaal publiceren. Persoonsgegevens van derden die in de FSV stonden, publiceren wij bijvoorbeeld niet. Ook die persoonsgegevens moeten we beschermen.”
Medewerkers geen inzage in FSV
“De Belastingdienst wil burgers informeren over de FSV en tegelijkertijd hun persoonsgegevens beschermen. Als een burger belt met een vraag over de FSV, dan kunnen de medewerkers van het Meldpunt niet in het FSV-dossier kijken. Zij kunnen alleen de brieven zien die de burger van de Belastingdienst heeft gekregen.”
Als het Meldpunt niet alle vragen van de burger kan beantwoorden, dan wordt de burger teruggebeld door het Servicepunt. “Bij het Servicepunt werkt een aantal mensen die voor onderzoek en inzageverzoeken wel in de FSV-dossiers kunnen”, legt de AVG-specialist uit. “Het lijkt klantonvriendelijk als we een burger niet meteen de gevraagde informatie geven. Maar dat doen we om ons aan de wettelijke privacyregels van de AVG te houden.”